Page tree

Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

...

Als erstes legen Sie fest, was bei einem Abbruch des Signatur-Sets bzw. des Signaturvorgangs passieren soll. Zu einem Abbruch kommt es, wenn:

  • Sie während des Abarbeitens eines Signatur-Sets den Button „Abbrechen" entweder auf Ihrem Unterschriftenpad oder in der Fußleiste von eSignatureOffice drücken, bevor alle Pflichtunterschriften geleistet wurden und den Abbruch im daraufhin folgenden Dialog bestätigen.
  • Sie während des Abarbeitens eines Signatur-Sets ein anderes aktives Makro auslösen und dann den Abbruch im folgenden Dialog bestätigen.

Im oberen Feld können Sie nun eine Makroschaltfläche auswählen, die bei einem Abbruch ausgeführt wird.
Wählen Sie die Option „Nichts" bedeutet das keine Aktion automatisch ausgeführt wird.

 

Sinnvolle Aktionen für Makros, welche bei Abbruch eines Signatur-Sets ausgeführt werden sollen, sind z.B.

  • Anzeige eines Hinweisdialogs
  • Speichern oder Versenden des möglicherweise teil-unterschriebenen Dokuments
  • Öffnen eines anderen Programms (inklusive Übergabe des Dokuments), um eventuelle Weiterbearbeitung durchzuführen oder Gründe für den Abbruch anzugeben etc.

 

Eine Erklärung und Anleitung zur Erstellung von Makros finden Sie hier: Komplexe Vorgänge automatisieren: Arbeiten mit Makroschaltflächen.

Als zweiten Punkt legen Sie fest, was nach dem Signieren, d.h. nachdem alle notwendigen Unterschriften des Signatur-Sets geleistet wurden und alle definierten Unterschriftenfelder durchlaufen wurden, geschehen soll.

Hierbei können Sie ebenfalls Makroschaltflächen oder „Nichts" auswählen.

Als Beispiel wird hier „Makro-Aktion 2" ausgewählt.

 

Sinnvolle Aktionen für Makros, welche nach dem vollständigen Abschluss aller vorgegebenen Signaturen durchgeführt werden sollen, sind z.B.

  • Speichern des Dokuments (auch mit variablen Speicherpfaden und Dateinamen)
  • direkter Upload des fertigen Dokuments auf einen FTP-Server
  • Versenden des Dokuments per eMail
  • Ausdrucken
  • Öffnen eines anderen Programms (z.B. Ihr PDF-Reader zur Ansicht des Dokuments)
  • automatisches Beenden von eSignatureOffice
  • automatisches Schließen des Dokuments (z.B. zur Gewährleistung von Datensicherheit)

Normalerweise ist es nicht erlaubt, bei der Nutzung eines Signatur-Sets zusätzlich noch weitere Unterschriftenfelder von Hand aufzuziehen und diese zu unterschreiben, da prinzipiell davon ausgegangen wird, dass alle benötigten Unterschriften über das Signatur-Set abgearbeitet werden. Mit der Option "manuelles Signieren nach dem Signaturvorgang erlauben" erlauben Sie dies dem Nutzer dennoch. Diese Erlaubnis ist individuell für den Abbruch und/oder den ordentlichen Abschluss des Signatur-Sets einstellbar.

Durch Setzen des Häkchens in „Zurückspringen erlauben" ist es möglich, zu bereits übersprungenen (also nicht-unterzeichneten) „Nicht-Pflichtfeldern" innerhalb des Signatur-Sets zurückzuspringen. Durch Setzen dieser Checkbox können Sie also ein Signaturfeld überspringen, welches nicht als Pflichtfeld definiert ist (sehen Sie hierzu unten) und im späteren Verlauf des Signatur-Sets durch Anklicken des "Zurück"-Buttons nachträglich noch unterschreiben.

Hinweis:

Wenn das Zurückspringen zu noch nicht geleisteten Unterschriften auch nach der letzten Signatur möglich sein soll, so ist es ratsam, nach dem Signieren keine Makro-Aktion festzulegen.

Ist eine Makro-Aktion gesetzt, so kann nach Leisten der letzten Unterschrift nicht mehr zu ggf. zuvor übersprungenen Unterschriften zurückgesprungen werden, da nun automatisch die Makro-Aktion ausgeführt wird.

Die Option "Unterschreiben-Schaltfläche auf dem Pad ausblenden", sorgt dafür, dass die grüne "Start"-Schaltfläche für den direkten Wechsel in den Unterschriftenmodus (und dadurch den Sprung zum ersten Unterschriftenfeld des Signatur-Sets) auf dem Unterschriftenpad nicht angezeigt wird. Diese Option hat aktuell nur Auswirkungen auf das naturaSign Pad Colour und die verschiedenen duraSign Varianten, da diese Schaltfläche bei anderen Produkten nicht zur Verfügung steht.

Der Abbrechen-Button in der Fußleiste von eSignatueOffice erlaubt dem Nutzer während des Unterschreibens von Pflichtfeldern das komplette Signatur-Set abzubrechen. Mit der Checkbox "Abbrechen-Button bei optionalen Unterschriften einblenden" erlauben Sie dies auch während des Unterschreibens von optionalen Feldern.

Bitte beachten Sie, dass diese Option aufgrund von technischen Einschränkungen in der aktuellen Version auf dem Smartphone immer aktiv ist.

Die Option "Signatur-Set wieder starten nach Abbruch" ist sehr speziell und bezieht sich nur auf die Benutzung von optionalen Signaturfeldern. Aktivieren Sie nämlich diese Aktion, ist es möglich, das Signieren während des Signatur-Sets kurzfristig zu unterbrechen, indem einer der Abbrechen-Knöpfe auf dem Unterschriftenpad oder in der Fußleiste von eSignatureOffice gedrückt wird. Das gibt Gelegenheit, den unterschreibenden Nutzer zu wechseln oder sich nach jedem Abschnitt noch einmal das Dokument durchzulesen. Wenn Sie bereit sind, fortzufahren, drücken Sie die grüne "Unterschreiben" Schaltfläche auf dem Unterschriftenpad.

Achtung! Für diese Option gelten diverse Einschränkungen:

  1. Es ist nicht möglich, das Unterschreiben von Pflichtfeldern auf diese Weise zu pausieren und später wieder aufzunehmen.
  2. Die grüne Schaltfläche zum Fortfahren erscheint auf dem Signaturgerät nur dann, wenn das Signatur-Set zusammen mit dem Dokument bei Programmstart an eSignatureOffice übergeben wurde.
  3. Die grüne Schaltfläche zum Fortfahren steht grundsätzlich nur auf Geräten mit Farbdisplay zur Verfügung und sollte natürlich nicht mit der Option "Unterschreiben-Schaltfläche auf Pad ausblenden" unterdrückt werden.
  4. Diese Option ist nicht dafür da, das Unterschreiben des Dokumentes abzubrechen, zu speichern und später erneut zu laden und den Unterschriftenvorgang fortzusetzen. Wenn Sie dies tun möchten, benutzen Sie bitte die nächste Option "Signatur-Set fortsetzen". Diese Option dient lediglich zum "Pausieren" des Unterschriftenvorgangs während einer einzigen, ununterbrochenen Sitzung.
Setzen Sie den Haken bei "Signatur-Set fortsetzen", so wird bei der Abarbeitung des Signatur-Sets geprüft, ob ein Unterschriftenfeld schon bearbeitet wurde (bei einer früheren Bearbeitung oder falls ein Signatur-Set vor Fertigstellung abgebrochen wurde) und falls ja, wird es übersprungen. Ohne diese Option, wird das Signatur-Set bei jedem erneuten Start die jeweiligen Unterschriftenfelder des Sets ansteuern, ohne zu prüfen, ob diese schon unterschrieben wurden.

Die automatische Dokumentenzuordnung bedeutet, dass jedem zu unterschreibenden Dokument ein oder mehrere Signatur-Sets zugeordnet werden können. Sie erlaubt es Ihnen, ein Dokument so zu präparieren, dass beim Start des Unterschriftenvorgangs automatisch das dazu passende Signatur-Set gestartet werden kann. Dazu wird Ihr Signatur-Set Verzeichnis beim Programmstart, nach dem Ändern des Signatur-Set Verzeichnisses und nach dem Abspeichern eines Signatur-Sets nach allen Sets durchsucht und deren Vorgaben zwischengespeichert.

Es gibt 5 verschiedene Möglichkeiten, welche Ihnen auf verschiedene Arten erlauben, entweder eindeutige Zuordnungen zu machen oder gleich mehrere Dokumente einem einzelnen Signatur-Set zuzuordnen oder auch einem einzelnen Dokument, mehrere Signatur-Sets zuzuordnen, welche Sie dann invididuell bei jeder Nutzung neu auswählen können.

Diese Vorgehensweise könnte z.B. dann nützlich sein, wenn mehrere Personen nacheinander ein Dokument an jeweils unterschiedlichen Stellen unterschreiben sollen.

Da das Thema zu groß ist, um es in ein paar wenigen Sätzen zu erläutern, werden die 5 Möglichkeiten ausführlich direkt im Anschluss in Schritt 4b erklärt.

Bitte beachten Sie, dass im Administrationsmenü im Unterpunkt "Unterschriften-Behandlung" mehrere Einstellungen für das Verhalten bei der automatischen Dokumentenzuordnung zu finden sind. Standardmäßig ist diese Option nämlich deaktiviert, um eine mögliche Verlangsamung beim Start der Anwendung zu verhindern! Erfahren Sie mehr dazu hier in der ausführlichen Beschreibung des Administrationsmenüs.

...