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Hier erhalten Sie eine Übersicht über das Administrationsmenü von eSignatureOffice, in dem Sie alle möglichen Einstellungen festlegen und optionale Features aktivieren oder deaktivieren können. Dafür wird jedes Menü separat mit einem Bild angezeigt und dann dessen Optionen und Schaltflächen besprochen.

Table of Contents

 

Allgemein

Klicken Sie hier, um die untenstehenden Einstellungen mit einem Passwort zu schützen.Diese Schaltfläche taucht in allen Menüs der Administration auf und erlaubt Ihnen - entweder jedes Menü separat oder alle Menüs auf einmal - die jeweiligen Einstellungen per Passwort vor Veränderungen zu schützen.
Benutzer informieren, wenn ein signiertes Dokument geladen wurdeBeim Öffnen eines Dokuments wird geprüft, ob schon Unterschriften in diesem enthalten sind. Mit dieser Option werden Sie auf das Vorhandensein solcher Unterschriften hingewiesen.
Nach dem Unterzeichnen nach Name und Grund fragen

Mit dieser Option erscheint nach jeder Unterschrift ein zusätzlicher Dialog (der sogenannte Stempel-Dialog), mit dem Sie nach dem Namen, dem Ort und dem Grund für die Unterschrift gefragt werden. Die eingegebenen Daten werden standardmäßig unter der Unterschrift angezeigt und auch fest mit der jeweiligen Signatur digital verknüpft. Mehr dazu erfahren Sie hier: Arbeiten mit eSignatureOffice: Speichern der Unterschrift

Benutzer bei letzter Signatur im Signatur-Set informierenMit dieser Option werden Sie vor Ihrer letzten Unterschrift eines Signatur-Sets darauf hingewiesen, dass dies die letzte Unterschrift sein wird und danach der gesamte Signatur-Prozess abgeschlossen wird bzw. eventuell eingestellte Makros ausgeführt werden, die Sie im Signatur-Set bei "Was soll nach dem Signieren passieren?" ausgewäht haben.
Zentrieren des Signaturrechtecks auf dem Monitor abschaltenWenn sie nach Erzeugung des Signaturrechtecks innerhalb Ihres Dokuments scrollen, wird eSignatureOffice dieses Rechteck in den Fokus rücken, sobald Sie beginnen zu unterschreiben. Dies kann besonders auf Tablet-PCs zu problematischem Verhalten führen. Aktivieren dieser Option sorgt dafür, dass das Signaturrechteck nicht mehr in den Fokus gerückt wird, außer es befindet sich außerhalb des sichtbaren Bereiches. Dann wird das Rechteck aus Sicherheitsgründen immer zurück in den Fokus gebracht, um sicher zu gehen, dass der Unterschreibende seine eigene Unterschrift sehen kann.
Scrollen auf dem Monitor während des Signaturvorgangs sperrenIst diese Option aktiviert, wird jegliches Scrollen auf dem Computermonitor verhindert während ein Signaturrechteck geöffnet ist. Dazu gehört auch Mousescrolling, das Umblättern von Seiten und das Verändern der Zoomstufe.
SpracheHinter dieser Schaltfläche wählen Sie die Sprache aus, in der sie eSignatureOffice nutzen möchten. Zur Auswahl stehen: Deutsch, Englisch (UK oder US), Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch
Makroschaltflächen konfigurierenMit dieser Schaltfläche gelangen Sie zum Menü für "Benutzerdefinierte Schalter", auch Makroschaltflächen genannt, mit denen Sie komplexe Aktionen automatisieren können. Mehr dazu erfahren Sie unter: Arbeiten mit Makroschaltflächen
SchaltflächenabstandSobald Sie eine oder mehrere Makroschaltflächen auf "sichtbar" stellen, erscheint in eSignatureOffice eine zusätzliche Leiste unter dem Hauptmenü mit allen sichtbaren Makro-Buttons. Mit dieser Option legen Sie den Abstand zwischen den jeweiligen Schaltflächen fest.
Makroschaltflächen während dem Unterzeichnen deaktivierenMit dieser Option werden alle Makros (unabhängig von deren Sichtbarkeit) während des Unterzeichnens deaktiviert, d.h. sie können während des Signaturvorgangs nicht ausgeführt werden und werden zur Verdeutlichung dabei ausgegraut dargstellt.
Prüfe Signatur innerhalb Makroschaltflächen

Ist diese Option aktiviert und Sie möchten ein Makro ausführen während unterschrieben wird, so fragt eSignatureOffice nach, ob zuerst die Unterschrift in das Dokument eingefügt werden soll, bevor das Makro ausgeführt wird. Ohne diese Option wird das Makro einfach ausgeführt und der Signaturvorgang bleibt davon unbetroffen. Wenn allerdings Optionen wie z.B. "Speichern unter..." oder "Per E-Mail versenden" aktiviert sind, wird das Signatur-Set diese Optionen erst nach Aufforderung zum Einfügen der Unterschrift ausführen.

Diese Option wird auch für automatische Makros beachtet, die Sie eventuell in Ihrem Signatur-Set eingestellt haben, wie z.B. ein Makro, das im Fall eines Abbruchs ausgelöst wird. Mit Hilfe dieser Einstellung legen Sie dann z.B. fest, ob bei einem Abbruch eine bereits angefangene Unterschrift mittels Makro direkt gespeichert, verworfen oder ob der Nutzer gefragt werden soll.

Betrachte übersprungene Felder als signiert (für optionale Felder)Sofern Sie das Überspringen optionaler Unterschriften in Ihrem Signatur-Set erlauben, legt diese Option fest, dass eSignatureOffice diese übersprungenen Felder als ordnungsgemäß signiert betrachtet und so den erfolgreichen Abschluss eines Signatur-Sets ermöglicht.
Such-Historie zusätzlich speichernMit Aktivierung dieser Option und Nutzung einer Return/XML-Datei werden all Ihre Suchbegriffe (z.B. aus Signatur-Feldern oder bei der Intelligenten Informationsverarbeitung des Dokumenteninhalts) und deren Funde mit in die XML-Datei gespeichert. Mehr zum Umgang mit XML-Dateien erfahren Sie hier: Input-XML (Englisch)
Ordner für temporäre Dateien

Hier können Sie entweder einen Speicherpfad für Ihre temporären Dateien mit der Schaltfläche "Durchsuchen" auswählen oder Sie kopieren den gewünschten Pfad in die leere Zeile. Standardmäßig wird folgender Pfad benutzt (aber nicht angezeigt):

"C:\Benutzer\[ihr Benutzername]\AppData\Local\Temp\eSignatureOffice[Versionsnummer]" (die Teile in eckigen Klammern sind je nach Ihrem System variabel)

Wenn Sie die Checkbox darunter aktivieren, wird dieses temporäre Verzeichnis auch beim Programmstart gelöscht, anstatt nur beim Beenden.

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In diesem Menü können Sie viele verschiedene Optionen festlegen, die im Allgemeinen direkten Einfluss auf die Arbeit mit Ihrem Signaturgerät haben. Dazu gehören sowohl StepOver Unterschriftenpads als auch Fremdgeräte wie z.B. Tablet-PCs, Computermäuse usw.

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Klicken Sie hier, um die untenstehenden Einstellungen mit einem Passwort zu schützen.Diese Schaltfläche taucht in allen Menüs der Administration auf und erlaubt Ihnen - entweder jedes Menü separat oder alle Menüs auf einmal - die jeweiligen Einstellungen per Passwort vor Veränderungen zu schützen.
Benutzer hinweisen, dass er sein Signaturgerät anschließen soll.Ist diese Option aktiviert und eSignatureOffice kann z.B. beim Start eines Signaturvorgangs kein angeschlossenes Signaturgerät finden, erhalten Sie einen Hinweis darauf, Ihr Gerät anzuschließen. In diesem Hinweisdialog haben Sie dann die Option, entweder den Vorgang abzubrechen oder erneut nach angeschlossenen Geräten suchen zu lassen.
Prüfe Signaturgerät beim Start.Ist diese Option aktiviert, prüft eSignatureOffice bereits beim Programmstart, ob ein Signaturgerät angeschlossen ist und je nach Ihren Einstellung bei der vorherigen Funktion ("Benutzer hinweisen..."), erhalten Sie dann einen Hinweis oder nicht. 
Automatische Auswahl von StepOver Signatur Pads bei ProgramstartMit Aktivierung dieser Option werden StepOver Unterschriftengeräte automatisch erkannt und ausgewählt. Falls ein Unterschriftenpad an einem TabletPC angeschlossen ist wird dies auch automatisch ausgewählt. Wenn mehr als ein Pad angeschlossen ist, werden Geräte mit Farbdisplay bevorzugt.
Sicherheitsstufe

In diesem Dropdownmenü legen Sie fest, wie streng eSignatureOffice bei der Auswahl der Ihnen angebotenen Signaturgeräte sein darf, wenn bei einer automatischen (siehe vorherige Optionen) oder manuellen Suche (siehe "Schaltfläche: Automatische Konfiguration" weiter unten) die angeschlossenen Signaturgeräte aufgelistet werden. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn mehrere potentielle Signaturgeräte angeschlossen sind und die Auswahlmöglichkeiten begrenzt werden sollen, damit nicht z.B. mit dem Mauszeiger unterschrieben werden darf, sondern nur mit StepOver Geräten. Dabei wird unterschieden in:

  • Hoch: Hier werden nur solche Signaturgeräte angezeigt, die auch eine interne Verschlüsselung haben. Dazu zählen alle aktuellen Produktvarianten der naturaSign und duraSign-Reihen.
  • Mittel: Hier werden alle StepOver Signaturgeräte angezeigt; auch ältere Produkte.
  • Niedrig Hier werden alle angeschlossenen, potentiellen Signaturgeräte angezeigt, wie z.B. per WLAN erkannte Mobile Geräte, Tablet-PCs (mit Touchscreen oder Stift), Computermäuse oder Geräte anderer Hersteller. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Nutzung von Fremdgeräten unter Umständen eine anderere Lizenz für eSignatureOffice benötigen als für die alleinige Nutzung von StepOver Geräten. In der DemoVersion sind alle Optionen freigeschaltet
 Achtung: Aufgrund von möglicherweise sehr unterschiedlichen Gerätespezifikationen und auch unterschiedlicher Präzision bei der Erfassung von Schriftbild, Schreibdruck und Schreibgeschwindigkeit, bietet die StepOver GmbH keinerlei Gewähr für die Qualität von Unterschriften, die mit anderen Geräten als den StepOver Signaturpads gemacht wurden. Erkundigen Sie sich bitte bei dem Hersteller Ihres Signaturgerätes nach den jeweiligen technischen Daten.
Tablet-PC UnterstützungIst diese Option aktiviert, werden in der Liste der verfügbaren Signaturgeräte auch Tablet-PCs angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Nutzung dieser Option eine andere Lizenz für eSignatureOffice benötigen als für die alleinige Nutzung von StepOver Geräten. Mehr zur Auswahl des aktiven Signaturgeräts erfahren Sie gleich im Anschluss bei der (in blau gehaltenen) Beschreibung der Schaltfläche "Automatische Konfiguration".
Andere Wintab-Geräte, z.B. ePadsIst diese Option aktiviert, werden in der Liste der verfügbaren Signaturgeräte auch andere WinTab Geräte angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Nutzung dieser Option eine andere Lizenz für eSignatureOffice benötigen als für die alleinige Nutzung von StepOver Geräten. Mehr zur Auswahl des aktiven Signaturgeräts erfahren Sie gleich im Anschluss bei der (in blau gehaltenen) Beschreibung der Schaltfläche "Automatische Konfiguration".
Eingabegeräte deaktivieren

Achtung, mit dieser Option werden einzelne, bestimmte Typen von Eingabegeräten deaktiviert, nicht aktiviert! Diese werden dann bei der Suche nach möglichen Signaturgeräten ignoriert. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, die dann angezeigte Liste zu verkürzen, indem eventuell unerwünschte Computermäuse, Stifte, Touchscreens oder per WLAN auswählbare mobile Geräte ausgeblendet werden. Mehr dazu direkt im nächsten Punkt.

Schaltfläche: "Automatische Konfiguration"

Ein Druck auf diese Schaltfläche, stellt Ihnen nach kurzer Suche eine Liste aller verfügbaren und Ihren Vorgaben entsprechenden Signaturgeräten zur Auswahl (siehe rechts).

Wenn Sie das gewünschte Signaturgerät ausgewählt und auf "Weiter" gedrückt haben, wird eSignaturOffice automatisch die Verbindung zu diesem Gerät und dessen Einstellungen konfigurieren. Danach ist es bereit zur Nutzung.

 

Bitte beachten Sie, dass zwar problemlos mehrere Signaturgeräte parallel an einen Computer angeschlossen sein dürfen (hier in diesem Beispiel 1 Computermaus und 2 StepOver Signaturgeräte verschiedenen Typs), aber immer nur ein Gerät aktiv für Signaturen genutzt werden kann. Wünschen Sie während des Betriebs eine Umstellung, müssen Sie dafür den Vorgang zur Auswahl des aktiven Signaturgeräts erneut vornehmen; entweder wie hier eben beschrieben in diesem Administrationsmenü oder aber über den Menüpunkt "Optionen | Signaturgerät einstellen" in der Hauptbenutzeroberfläche.

 Achtung: Die Nutzung eines Tablett-PCs zum Unterschreiben kann mitunter etwas schwieriger einzustellen sein, da diese Geräte erfahrungsgemäß manchmal diverse Optionen anbieten, die dann nicht näher betitelt sind und sich nur durch eine Gerätenummer unterscheiden, wie im Screenshot rechts als Beispiel dargestellt. Hier sind lediglich 1 Computermaus und 1 StepOver Signaturgerät angeschlossen. Die übrigen 3 Optionen werden vom Tablet-PC zur Verfügung gestellt. Daher ist leider gegebenensfalls ein wenig Trial & Error-Vorgehen nötig: Wählen Sie eine Option aus, die Sie für richtig halten und versuchen Sie eine Unterschrift mit dem gewünschten Stift oder Touch zu tätigen. Funktioniert die Unterschrift, sind ist die Einstellung abgeschlossen. Passiert nichts, müssen Sie wohl oder übel eine andere Option ausprobieren.

Zum Wechseln zwischen Signaturgeräten müssen Sie nicht jedes Mal erneut in das Administrationsmenü, sondern können auch direkt im Hauptmenü am oberen Bildschirmrand unter "Optionen" die Schaltfläche "Signaturgerät einstellen..." benutzen.

Signaturgeräteeinstellung in der Windows-Registry speichern.Aktivieren Sie diesen Haken VOR Benutzen der Schaltfläche: "Automatische Konfiguration", dann wird eSignatureOffice in Ihrer Windows-Registry die Daten für das ausgewählte Signaturgerät hinterlegen. Auf diese Weise müssen andere Anwendungen, wie das Word-PlugIn oder vielleicht Ihre eigenen Anwendungen nicht mehr separat nach dem Pad suchen, sondern können dies in der Registry abfragen.
Signatur automatisch speichern nach X Sekunden.Ist diese Option aktiviert, benutzt eSignatureOffice einen automatischen TimeOut-Zähler, der nach der letzten Eingabe auf dem Signaturgerät startet. Standardmäßíg sind hier 2 Sekunden eingestellt, was erfahrungsgemäß genügend Zeit gibt, um zwischen einzelnen Worten, Strichen oder Punkten der in Unterschrift hin und her zu springen. Es ist empfehlenswert, diesen Wert nicht zu niedrig anzusetzen, um sowohl ein vorzeitiges Ende des Signaturvorgangs zu vermeiden als auch um dem Unterzeichner bei Unzufriedenheit genügend Zeit zu geben, den "Wiederholen"-Knopf zu drücken. Ist diese Option deaktiviert, gibt es keinen TimeOut und Sie müssen entweder in der Fußleiste der Benutzeroberfläche von eSignatureOffice mit "OK" den Signaturvorgang beenden oder - falls Ihr Signaturgerät diese Option bietet - mit Betätigung der OK-Schaltfläche auf dessen Display.
Signatur auf Signaturfeldgröße aufzoomen.Ist diese Option aktiviert, wird Ihre geleistete Unterschrift beim Einfügen in das Dokument nicht mehr in Originalgröße dargestellt, sondern so vergrößert, dass sie möglichst das gesamte, vorgegebene Signaturfeld ausfüllt. Dabei bleibt natürlich das Höhen- und Seitenverhältnis erhalten und es findet keinerlei Veränderung der Biodaten statt! Lediglich das Bild wird optisch angepasst, um die Unterschrift gegebenenfalls größer im Dokument darzustellen.

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In diesem Menü können Sie diverse Einstellungen festlegen, die die Benutzung von Signaturgeräten mit Farbdisplay (z.B. Colour, Brilliance) beeinflussen. Diese Optionen sind gesondert aufgeführt, da z.B. nur auf Geräten mit Farbdisplay eine Vorschau auf das zu unterschreibende Dokument geboten werden kann. Schwarz-Weiß-Geräte (z.B. Classic, Mobile) sind von diesen Einstellungen nicht betroffen.

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Klicken Sie hier, um die untenstehenden Einstellungen mit einem Passwort zu schützen.Diese Schaltfläche taucht in allen Menüs der Administration auf und erlaubt Ihnen - entweder jedes Menü separat oder alle Menüs auf einmal - die jeweiligen Einstellungen per Passwort vor Veränderungen zu schützen.
Dokumenten Anzeige deaktivieren.Mit Aktivierung dieser Option werden Dokumente nach dem Laden in eSignatureOffice nicht auf Ihrem Farbgerät angezeigt, auch wenn es dazu in der Lage wäre. Wenn Sie diese Einstellung im laufenden Betrieb ändern, muss das Dokument neu geladen werden, damit die Umstellung auf dem benutzten Signaturgerät Auswirkungen hat.
Zoom beim Seitenwechsel speichern.Mit Aktivierung dieser Option wird die Zoomstufe bei der Betrachtung Ihres Dokuments auf dem Signaturgerät auch beim Durchblättern gespeichert. Ist diese Option deaktiviert, wird bei jedem Seitenwechsel auf dem Gerät das Dokument in voller Breite dargestellt.
Initiale DokumentenansichtMit dieser Option legen Sie fest, in welcher Vergrößerungsstufe das geladene Dokument standardmäßig auf Ihrem Signaturgerät mit Farbdisplay (nicht in eSignatureOffice) angezeigt soll. Das kann nachträglich natürlich noch mit Hilfe der Vergrößerungs- und Verkleinerungsschaltflächen verändert werden.
Automatische Auswahl der Geräte mit Farbdisplay bei Programmstart um darauf das Dokument anzuzeigen.Mit Aktivierung dieser Option werden Unterschriftengeräte mit Farbdisplay priorisiert und automatisch erkannt, falls beim Start von eSignatureOffice mehrere verschiedene Geräte an Ihren Computer angeschlossen sind. Das ist nötig, damit Dokumente direkt auf einem Pad angezeigt werden können, wenn es das erste Mal an einem Arbeitsplatz angeschlossen wird ohne vorher konfiguriert werden zu müssen.
Konfiguration der Bedienelemente

Mit diesen Bedienelementen sind die Schaltflächen auf dem Signaturgerät gemeint, welche zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Handbuches nur von Geräten der Reihe duraSign und vom naturaSign Colour unterstützt werden. Wählen Sie in dem gegebenen Dropdownmenü den Anzeigemodus, dessen Schaltflächen Sie bearbeiten wollen.

Sie können:

  • Durch Setzen oder Entfernen der jeweiligen Haken die Schaltflächen anzeigen oder ausblenden.
  • Durch Druck auf die jeweilige Schaltfläche im Menü die entsprechende Schaltfläche auf dem Unterschriftengerät farblich anpassen.
  • Durch die Option "Auf Default zurücksetzen" den aktuell gewählten Modus auf die Standardanzeige zurücksetzen.

Die Beschreibung der drei verschiedenen Modi und ihrer jeweiligen Schaltflächen folgt direkt im Anschluss.

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