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Inhaltsverzeichnis

 

Kostenlos Registrieren


 

 

Die Registrierung ist kostenlos und in wenigen Schritten fertig. Zur Sprachauswahl stehen deutsch, englisch oder spanisch.

Nach Eingabe der gewünschten Daten und Bestätigen der Nutzungsbedingungen wird man nach Klicken auf "Registrieren" zu unten stehender Verifikationsseite weitergeleitet:

 

 

Man bekommt nach wenigen Minuten eine Bestätigungsmail mit passendem Code und Link zugeschickt. Man kann nun entweder den mitgeschickten Link öffnen, oder den Code manuell eingeben.

Nun muss noch der Anmeldename und das Passwort eingegeben und abschließend mit "Code abschicken" bestätigt werden. Danach ist man erfolgreich verifiziert.

 

 

Mit Klicken auf "hier" wird man zur Anmelde-Oberfläche weitergeleitet.

 

 

 

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Start-Oberfläche


 

 

Nach dem Login wird man immer zur Start-Oberfläche weitergeleitet.

Hier sieht man auf einen Blick wie viele Dokumente auf eine Unterschrift warten, oder vollständig unterschrieben wurden und kann direkt ein PDF-Dokument zum Unterzeichnen hochladen.

Ebenfalls sieht man eingehende Kontaktanfragen und hat eine Übersicht nützlicher Apps in Verbindung mit webSignatureOffice.

 

 

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Menüleiste


 

 

In der Menüleiste sind folgende Punkte aufgelistet (von links nach rechts):

  • Profildaten
  • Start-Oberfläche
  • Arbeitsplatz
  • Kontakte
  • Verlauf
  • Credits
  • Hilfe
  • Abmelden
  • Sprachauswahl

 

 

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Profildaten


 

 

In den Profildaten hat man die Möglichkeit Angaben zur Person zu ergänzen/ bearbeiten, sowie ein Profilbild hochzuladen und das Passwort zu ändern.

Man kann auswählen, welche Dokumente mit der App eines mobilen Geräts¹ synchronisiert werden sollen, wie man unterzeichnen möchte und sieht die eigene Identifizierungs-Stufe (Stufenanhebung), welche hier angehoben werden kann.

Informationen zur Stufenanhebung erhält man durch Klicken auf das Fragezeichen. Ebenfalls hat man Einsicht auf die Nutzungsbedingungen.

 

Auswahl bei der Unterschriftenerfassung:

 

 

  • Auswahlfenster anzeigen
    -> Mit dieser Einstellung hat man die Möglichkeit vor jedem Signaturvorgang auszuwählen, wie man unterschreiben möchte.
  • Immer mit Unterschriftenpad signieren
    -> Mit dieser Einstellung wird immer mit dem Unterschriftenpad signiert.
  • Immer mit Smartphone/Tablet signieren
    -> Mit dieser Einstellung wird immer ein QR-Code erzeugt, welchen man mit der Capture App² auf dem Smartphone oder Tablet einscannt und anschließend darauf signiert.
  • Immer auf dem Bildschirm signieren
    -> Mit dieser Einstellung signiert man immer über einen html-Signer direkt auf dem Bildschirm.

 

¹ iSignatureOffice für Apple iOS/ aSignatureOffice für Android.

² iStepOverCapture für Apple iOS/ aStepOverCapture für Android.

 

 

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Arbeitsplatz


 

 

Der Arbeitsplatz ist der zentrale Verwaltungsort für die Übersicht und Bearbeitung von Dokumenten.

Er ist in folgende Punkte unterteilt:

  • Datei-Explorer
  • Datei(en) hochladen
  • Legende
  • Dokumentvorschau

 

Datei-Explorer:

Hier können selektierte Dokumente geöffnet und gelöscht, fertig unterzeichnete Dokumente heruntergeladen und wartende Signaturanforderungen gestoppt werden.

Es können auch fehlgeschlagene Signaturanforderungen (verweigert oder abgelaufen) erneut gestartet werden, mit einem Klick auf "Signaturanforderung erneuern".

Stoppen und Erneuern einer Signaturanforderung kann nur vom Ersteller der Signaturanforderung durchgeführt werden. 

 

Des weiteren hat man die Möglichkeit Ordner zu erstellen in denen beliebig viele Dokumente und weitere Ordner enthalten sein können.

In der Spalte "Sync" kann man auswählen, ob das selektierte Dokument mit den passenden Apps auf mobilen Geräten (iSignatureOffice/ aSignatureOffice) synchronisiert werden soll.

 

Datei(en) hochladen:

PDF-Dokumente können mit einem Klick oder per drag&drop hochgeladen werden.

 

Legende:

Die Legende zeigt die unterschiedlichen Dokument-Arten.

 

Dokumentvorschau:

Die Dokumentvorschau erzeugt eine einseitige Ansicht, mit zusätzlicher Dokumentinformation, wie z.B. Dokumentname und Seitenzahl.

 

 

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Kontakte


 

 

Hier hat man eine detaillierte Übersicht über die eigenen Kontakte (andere webSignatureOffice-Nutzer).

Man kann neue Kontakte hinzufügen, Kontakte löschen und Gruppen erstellen.

Mit einem Klick auf "Kontakt hinzufügen" kann man ganz einfach über die E-Mail Adresse oder den Benutzernamen Kontakte hinzufügen.

Einen Überblick zu bestätigten Kontakten, sowie eingehende und ausgehende Anfragen erhält man in den jeweiligen Reitern.

 

 

Eine neue Kontaktanfrage wird auf der Start-Oberfläche textuell und mit einem roten Ausrufezeichen im Icon dargestellt.

Mit einem Klick auf den Link unter "Informationen auf einen Blick" wird man zu den Kontakten weitergeleitet.

 

 

 

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Verlauf


 

 

Im Verlauf sind folgende Punkte aufgelistet (von links nach rechts):

  • Signaturanforderungen
    -> Hier sind sämtliche Signaturanforderungen, inklusive Unterzeichner/ Verweigerer ersichtlich.

  • Hochgeladene Originaldokumente
    -> Hier sind alle selbst hochgeladenen Dokumente ersichtlich.

  • Dokumentumbenennungen
    -> Hier sind sämtliche Dokumentumbenennungen ersichtlich.

  • Buchungsjournal
    -> Hier sind sämtliche Kreditverläufe (Credit-Käufe) ersichtlich.

  • Sitzungsverlauf
    -> Hier sind sämtliche An- und Abmeldungen ersichtlich.

 

 

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Credits


 

 

Hier kann man via PayPal Credits kaufen. Eine Signaturanforderung in webSignatureOffice (Hochladen eines Dokuments und Setzen von Signaturfeldern) kostet einen Credit.

Bei weniger als 3 Credits erhält man monatlich bis zu 3 Frei-Credits.

 

 

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Signaturanforderung erstellen


 

Eine Signaturanforderung kann entweder aus einem unbearbeiteten Dokument erstellt werden ( 1 ) oder direkt nachdem ein PDF-Dokument hochgeladen wurde.

Das Hochladen eines Dokumentes ist entweder in der Bediener-Oberfläche ( 2 ) oder über unseren virtuellen Drucker PrintToCloud möglich.

 

 

Mit einem Klick auf "Signatur setzen" erscheint ein Fadenkreuz, mit welchem man das Signaturfeld auf eine beliebige Größe ziehen und erstellen kann.

 

 

Nach Erstellen des Signaturfeldes hat man folgende Einstellmöglichkeiten:

  • Unterzeichner setzen
    ->Hier wird der Unterzeichner ausgewählt, welcher signieren soll.
    Mit einem Klick auf die drei Pünktchen öffnet sich folgendes Fenster:

 

Hier hat man die Möglichkeit bestehende Kontakte, neue Kontakte durch E-Mail oder sogar sich selber auszuwählen.

Man kann nicht registrierte Personen mit E-Mail Adresse gleich zum Registrieren auf webSignatureOffice auffordern (Registrierung notwendig) oder ohne Registrierung als Gast-Unterzeichner (keine Registrierung notwendig) wählen.

Optional auch mit Namen und einem selbst gewählten Autorisierungspasswort.

 

  • Pflichtfeld
    -> ein Pflichtfeld muss zwingend unterschrieben werden. Wird dies verweigert, gilt das Dokument als fehlgeschlagen.
    Wird der Haken nicht gesetzt, ist es ein optionales Signaturfeld, welches nicht zwingend unterschrieben werden muss.

 

  • Typ
    -> Hier wird ausgewählt, wie signiert werden soll.

  • Signatur mit Passworteingabe (Benutzer-Zertifikat)
    -> Hiermit ist keine handschriftliche Unterschrift notwendig. Es wird durch Passworteingabe eine "digitale Signatur" erstellt.
  • Handschriftlich
    -> Hiermit wird handschriftlich über Signaturpad, Tablet oder Smartphone signiert.

 

  • Grund
    -> hier kann ein Grund des Signierens eingetragen werden.

 

Nachdem alle Einstellungen vorgenommen sind, kommt man mit einem Klick auf "Weiter" zu folgender Seite:

 

 

Hier kann optional ein Email Text, sowie ein Beobachter hinzugefügt werden. Ein Beobachter hat Einsicht auf das Dokument.

Es gibt zwei Checkboxen, welche sich lediglich auf die Verwendung der App iSignatureOffice beziehen:

  • Hinzufügen von Signaturfeldern verbieten
  • Einzelne Signatur erlauben

Zusätzlich kann man diese Signaturanforderung als Vorlage erstellen.

 

Mit einem Klick auf "Fertig" wird man noch auf die Bezahlung hingewiesen:

 

 

Das Fertigstellen einer Signaturanforderung kostet immer 1 Credit. Mit "Fortfahren" schließt man den Vorgang ab und gelangt wieder direkt in den Arbeitsplatz.

 

 

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Gast-Unterzeichner


 

Ein Gast-Unterzeichner ist eine Person, welche ohne Registrierung Signaturanforderungen ansehen und unterzeichnen kann.

 

 

Man hat die Möglichkeit durch E-Mail Adresse einen Gast-Unterzeichner (welcher sich nicht registrieren muss/ keine Registrierung notwendig) hinzuzufügen.

Man kann nun optional einen Namen und ein Autorisierungspasswort vergeben. Mit einem Klick auf "Hinzufügen" wird dieser Kontakt gespeichert.

Nach Fertigstellen der Signaturanforderung bekommt der Gast-Unterzeichner eine E-Mail mit Link, in welcher er aufgefordert wird das Dokument zu öffnen und zu signieren.

 

 

Durch Klicken auf den Link wird man zum Dokument weitergeleitet.

 

 

Nachdem das richtige Passwort eingegeben und bestätigt wurde, muss man noch die Nutzungsbedingungen akzeptieren und kann anschließend das Dokument ansehen und signieren.

 

 

Nach dem Signieren kann der Gast-Unterzeichner das Dokument herunterladen.

 

 

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Signaturanforderung unterzeichnen


 

Sobald man eine Signaturanforderung erhält, wird dies auf der Startseite textuell angezeigt und oben mit rotem Ausrufezeichen im Icon dargestellt.

Mit einem Klick auf den Link unter "Informationen auf einen Blick" wird man direkt zum Arbeitsplatz weitergeleitet.

 

 

 

Eine zu unterzeichnende Signaturanforderung wird als rotes Dokument dargestellt.

Mit einem Doppelklick oder "Öffnen" gelangt man in den sogenannten document viewing mode oder Ansichtsmodus.

 

 

Hier kann man das Dokument nun anschauen und vorhandene Formfelder vor der Unterschrift bearbeiten.

Mit einem Klick auf "Unterzeichnen beginnen" wird man gefragt, wie man unterzeichnen möchte.

Zur Auswahl stehen:

  • Auf diesem Bildschirm
    -> Diese Funktion ist hauptsächlich für mobile Geräte vorgesehen.
    -> Man unterzeichnet mit einem HTML-Signer direkt auf dem Bildschirm (z.B. auf dem Smartphone/Tablet mit dem Finger oder einem Touchpen. Am PC mit Maus/Mauspad.)

Ist man bereits im Signaturmodus, möchte aber dennoch nicht signieren, hat man die Möglichkeit mit "Unterzeichnen verlassen" den Signaturprozess zu stoppen.

Man gelangt zurück in den Ansichtsmodus, anschließend kann man mit "Unterzeichen beginnen" wieder signieren.

Nach erfolgreicher Signatur erscheint folgendes Fenster:

 

 

Das Dokument wurde erfolgreich unterzeichnet und steht nun zum Herunterladen bereit, es wird im Arbeitsplatz als grünes Dokument angezeigt.

 

 

 

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Unterschreiben mit StepOver Signaturpad


 

 

Bei erstmaliger Benutzung mit einem StepOver Signaturpad muss unser so genannter Pad Connector installiert werden.

Dieser Pad Connector dient zur Kommunikation zwischen Signaturpad und webSignatureOffice.

Bei Auswahl "auf meinem StepOver Signaturpad" erscheint folgendes Pop-up:

 

 

Mit einem Klick auf "Herunterladen" wird der Pad Connector automatisch installiert.

Dieser muss nur einmalig installiert werden. Anschließend werden sämtliche StepOver Signaturpads automatisch erkannt.

 

Bei angeschlossenem StepOver Signaturpad erscheint die Meldung "Signaturpad gefunden".

Nun kann man auf dem Pad unterschreiben.

 

 

Man hat die Möglichkeit ein Signaturfeld mit dem roten "X" zu verweigern. Man unterscheidet zwischen optionalen Signaturfeldern und Pflichtfeldern.

Werden Pflichtfelder mit dem roten "X" verweigert, ist die Signaturanfrage fehlgeschlagen und steht anschließend nicht mehr zum Signieren zur Verfügung.

Optionale Felder können verweigert werden, ohne dass die Signaturanfrage beendet wird.

Desweiteren hat man die Möglichkeit nach einer Unterschrift für kurze Zeit die Signatur mit einem Klick auf den gelben Wiederholen-Button zu wiederholen.

Klickt man diesen Button nicht, wird die Unterschrift nach wenigen Sekunden erfasst.

 

Wir bieten auch StepOver Signaturpads an, mit denen man auch auf dem Pad die Möglichkeit hat die Signatur zu verwerfen, zu wiederholen und fertigzustellen.

Unabhängig vom Pad stehen oben genannte Buttons in webSignaturOffice immer zur Verfügung.

 

 

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Unterschreiben mit StepOver Capture App


 

 

Die StepOver Capture App ist für Android und Apple Geräte verfügbar.

Man findet die passenden Links auf der Start-Oberfläche, direkt nach dem Login.

 

 

Wählt man bei Art der Signatur "Auf meinem Smartphone/Tablet", wird ein QR-Code erzeugt.

 

 

Dieser muss nun mit der Capture App eingescannt oder die Dokumenten-ID eingetippt werden.

 

 

Nach eingescanntem Code oder eingetippter ID gelangt man direkt in den Signaturmodus.

Nun kann man direkt auf dem Tablet oder Smartphone unterschreiben.

 

 

Nach geleisteter Unterschrift kann man diese nun entweder wiederholen (gelber Wiederholen-Button), den Signaturvorgang mit dem roten X abbrechen oder mit dem grünen Haken fertigstellen.

Bricht man den Signaturvorgang mit dem roten X ab, gelangt man in den Ansichtsmodus und kann die Signatur mit dem Stiftsymbol, welcher oben rechts erscheint, wieder starten.

Stellt man die Signatur mit dem grünen Haken fertig, wird das Dokument direkt synchronisiert und auf dem mobilen Gerät geschlossen.

 

 

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Unterschreiben mit HTML-Signer


 

 

Der HTML-Signer ist hauptsächlich für Browser auf mobilen Geräten, also Smartphone oder Tablet vorgesehen, damit man direkt mit dem Finger oder einem Touchpen unterzeichnen kann.

Man kann aber auch auf dem PC mit dem HTML-Signer via Maus/ Mauspad unterzeichnen.

 

 

Man kann genau wie bei einer Signatur mit Pad die Unterschrift verweigern (rotes X) oder optionale Signaturfelder überspringen, Pflichtfelder können nicht übersprungen werden.

Nachdem man die Unterschrift geleistet hat, kann man diese wiederholen (gelber Wiederholen-Button) oder mit dem grünen Haken fertigstellen.

 

 

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Jetzt signieren


 

 

Mit der Funktion "Jetzt signieren" kann der Ersteller der Signaturanforderung direkt nach einem Klick signieren.

Somit spart man sich einen Schritt und muss nicht erst eine Signaturanforderung fertigstellen, öffnen und dann erst unterzeichnen.

"Jetzt signieren" kostet dennoch 1 Credit.

 

Nach erfolgreicher Signatur wird dies in einem gelben Balken angezeigt. Mit einem Klick auf "Weiter" gelangt man weiter zur Zahlungsaufforderung.

 

 

 

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Signaturschablonen


 

 

Man hat die Möglichkeit eigene Signaturschablonen zu erstellen. Eine Signaturschablone erstellt an jedem gefundenen Suchtext automatisch ein Signaturfeld.

Dies erleichtert das Erstellen von Signatureanforderungen, bei welchen häufig die gleichen Signaturfelder gesetzt werden sollen.

Mit einem Klick auf "Signaturschablone" öffnet sich eine Maske, in welcher man die Schablone definieren kann.

 

 

Mit einem Klick auf "Neu" erstellt man eine neue Schablone, nachdem man einen Namen für die Schablone eingegeben hat, stellt man sie mit einem Klick auf "OK" fertig.

Anschließend hat man die Option eine automatische Verwendung dieser Schablone für ein Dokument auszuwählen. Dies ist optional, man kann eine Signaturschablone auch jeder Zeit im Dokument manuell hinzufügen.

Zur Auswahl stehen folgende zwei Varianten:

  • Schablone automatisch verwenden für neue Dokumente mit folgendem Text im Dateinamen
  • Schablone automatisch verwenden für neue Dokumente mit folgendem Dokumentinhalt

Zusätzlich ist es möglich eine daraus folgende Signaturanforderung automatisch nach jedem Datei-Upload dieses Dokumentes erstellen zu lassen.

Anderenfalls wird das Dokument nach dem Upload mit gewählter Signaturschablone  im Editier-Modus geöffnet.

 

Nun fügt man der Schablone noch ein neues Feld hinzu:

 

 

In diesem definiert man dann den Suchtext, sowie Größen- und Positionsangaben des Signaturfeldes.

Anschließend muss noch ein Empfänger (Unterzeichner) gesetzt werden. Zusätzlich hat man noch folgende Auswahlmöglichkeiten:

  • Pflichtfeld
    -> Muss zwingend unterzeichnet werden
  • Signatur mit Passworteingabe
    -> Wird nicht handschriftlich, sondern durch Passworteingabe unterzeichnet

 

Einer Schablone können mehrere, unterschiedliche Felder hinzugefügt werden.

Der Suchtext sollte so detailliert wie möglich sein, da sämtliche Stellen im Dokument mit einem Signaturfeld versehen werden, welche den angegebenen Suchtext beinhalten.

Nachdem der Suchtext, sowie Position und Größe angegeben sind, kann man das Signaturfeld mit "Im Dokument finden" anzeigen lassen.

Abschließend muss die Signaturschablone gespeichert werden.

 

 

Fertige Schablonen können direkt nach der Auswahl mit "Im Dokument finden" angezeigt werden.

Man muss also nicht erst ein Feld auswählen um sich die Signaturfelder im Dokument anzeigen zu lassen.

Der Unterschied zu "Im Dokument finden" bei der Feld-Auswahl besteht darin, dass nicht nur einzelne, sondern sämtliche Felder angezeigt werden.

 

 

 

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Vorlage erstellen


 

Man hat die Möglichkeit Dokumentenvorlagen mit vordefinierten Signaturfeldern und Unterzeichnern zu erstellen.

Eine Vorlage erleichtert das Erstellen von häufig genutzten Signaturanforderungen, da diese somit nicht jedes Mal auf Neue erstellt werden müssen.

 

 

Nach Upload eines Dokumentes muss mindestens ein Signaturfeld gesetzt werden, anschließend wird der Button "Als Vorlage speichern" aktiv.

Mit einem Klick darauf wird die Vorlage gespeichert und im Arbeitsplatz als blaues Dokument angezeigt.

 

 

Eine Dokumentenvorlage läuft nicht ab und kann beliebig oft bearbeitet und zur Signaturanforderung fertiggestellt werden.

Erst beim Fertigstellen einer Signaturanforderung aus einer Vorlage heraus wird ein Credit abgebucht.

 

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Ablaufdatum einer Signaturanforderung


 

 

Standard gemäß läuft eine Signaturanforderung 7 Tage nach Erstellen ab und ist dann nicht mehr möglich zu signieren, bzw. muss neu gestartet werden.

Das Ablaufdatum lässt sich unten in der Dokumentvorschau auf einen beliebigen Tag ändern.

 

 

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Signatur mit Passworteingabe


 

 

Mit "Signatur mit Passworteingabe" unterzeichnet man nicht handschriftlich, sondern setzt eine digitale Unterschrift durch Passworteingabe.

 

 

Durch einen Klick auf den grünen Haken beginnt der Signaturvorgang.

Man wird aufgefordert sein Passwort einzugeben. Nach erfolgreich eingegebenem Passwort und "Signatur setzen" wird die Unterschrift erzeugt.

 

 

 

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PrintToCloud


 

 

PrintToCloud ist ein virtueller Drucker, den man aus jeder druckfähigen Anwendung heraus, wie einen ganz normalen Drucker nutzen kann.

PrintToCloud erstellt dann ein komplett durchsuchbares PDF-Dokument welches im Anschluss automatisch auf webSignatureOffice hochgeladen wird.

Es wird im Arbeitsplatz als graues Dokument angezeigt (Unbearbeitetes Dokument).

 

Upload mit PrintToCloud:

Nachdem man PrintToCloud als Drucker ausgewählt hat und den Druckvorgang startet, wird man aufgefordert sich anzumelden.

 

 

Man kann seine Anmeldedaten auch speichern.

Abschließend muss man noch "Datei hochladen" drücken.

 

 

Nun steht das hochgeladene Dokument im Arbeitsplatz zur Verfügung.

 

Einstellungen:

 

 

Man hat unter dem Punkt "Einstellungen" folgende Einstellmöglichkeiten:

  • Benutzer ändern (einfach den Benutzernamen überschreiben)
  • Benutzername und Passwort speichern
  • Server für Upload ändern
  • Erfolgsmeldung anzeigen und nach 5 Sek. ausblenden lassen
  • Sprachauswahl

Mit "Verbindung testen" prüft man die Verbindung zum Upload-Server.

 

 

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