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Inhaltsverzeichnis

 

Kostenlos Registrieren


 

Die Registrierung ist komplett kostenlos und in wenigen Schritten fertig. Zur Sprachauswahl stehen Deutsch, Englisch, Spanisch und Portugiesisch.

Nachdem man den Nutzungsbedingungen zugestimmt und die notwendigen Daten angegeben hat, schließt man die Registrierung mit einem Klick auf "Registrieren" ab.

 

Die Registrierung war erfolgreich und man erhält in Kürze eine E-Mail um sich zu verifizieren.

 

Zur Verifikation des neuen webSignatureOffice Kontos muss man abschließend nochmal den Anmeldenamen/ E-Mail sowie das Passwort eingegeben und mit "Code abschicken" bestätigen.

Nun wurde man erfolgreich verifiziert und bei webSignatureOffice angemeldet.

 

Mit einem Klick auf "hier" wird man zur Anmelde-Oberfläche weitergeleitet.

 

 

 

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Startseite


 

Die Startseite dient zur zentralen Übersicht, auf welcher man nützliche Informationen auf einen Blick erhält, wie z.B. eingehende Kontaktanfragen, die Anzahl an noch offenen Signaturanforderungen oder eine Übersicht unserer Apps.

Ebenfalls kann man hier bequem mit nur einem Klick oder per Drag&Drop PDF-Dokumente hochladen.

 

Auf der oberen Leiste, welche dauerhaft angezeigt bleibt, gelangt man zu den Profileinstellungen sowie der Sprachauswahl, der Hilfe/ Bedienungsanleitung und kann den Benutzer abmelden.

 

 

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Profileinstellungen


 

In den Profileinstellungen hat man die Möglichkeit Angaben zur Person zu ergänzen oder zu bearbeiten, das Passwort zu ändern und ein Profilbild hochzuladen.

Man kann auswählen, welche Dokumente mit der SignatureOffice App eines mobilen Gerätes¹ synchronisiert werden sollen, wie man unterzeichnen möchte (Signaturerfassung) und sieht die eigene Zertifikatsstufe (Zertifikatsstufe anheben), welche hier angehoben werden kann.

Informationen zur Zertifikatsstufe erhält man durch Klicken auf das Fragezeichen. Ebenfalls lässt sich in den Profileinstellungen das Benutzerkonto vollständig löschen.

 

Auswahl der Signaturerfassung:

 

 

  • Auswahlfenster anzeigen
    -> Mit dieser Einstellung hat man die Möglichkeit vor jedem Signaturvorgang auszuwählen, wie man unterschreiben möchte.
  • Immer mit Unterschriftenpad signieren
    -> Mit dieser Einstellung wird immer mit dem Unterschriftenpad signiert.
  • Immer mit Smartphone/Tablet signieren
    -> Mit dieser Einstellung wird immer ein QR-Code erzeugt, welchen man entweder mit der SignatureOffice App¹ Capture App² oder einer QR-Code fähigen Kamera/ QR-Code Scanner auf dem Smartphone/ Tablet einscannt um anschließend darauf signieren zu können.
  • Immer auf dem Bildschirm signieren
    -> Mit dieser Einstellung signiert man immer über einen HTML-Signer direkt auf dem Bildschirm (Für PCs mit Touchscreen gedacht).

 

¹ iSignatureOffice für Apple iOS/ aSignatureOffice für Android.

² iStepOverCapture für Apple iOS/ aStepOverCapture für Android.

 

 

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Desktop


 

Der Desktop ist der zentrale Verwaltungsort zur Übersicht und Bearbeitung von Dokumenten.

Hier hat man folgende Optionen: Dokumente hochladen, herunterladen, löschen, umbenennen und mit der SignatureOffice App synchronisieren. Zusätzlich lassen sich Ordner anlegen, welche man mit beliebig vielen Dokumenten befüllen kann.

Des weiteren hat man die Möglichkeit Signaturanfragen zu stoppen oder abgelaufene Signaturanfragen wieder zu erneuern.

Zur Übersichtlichkeit sorgen die Such- und Filterfunktionen, mit welchen man einfach und detailliert das gewünschte Dokument findet. Markierte Dokumente werden rechts in einer Dokumentenvorschau mit zusätzlichen Informationen, wie z.B. Ersteller des Dokumentes, wiedergegeben.

 

 

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Kontakte


 

Hier werden sämtliche webSignatureOffice Kontakte gelistet. Markierte Kontakte werden rechts mit detaillierten Informationen dargestellt.

Mit einem Klick auf "Kontakt hinzufügen" kann man ganz einfach über die E-Mail Adresse oder den Benutzernamen neue Kontakte hinzufügen.

Desweiteren kann man Kontakte löschen und Kontakt Gruppen erstellen.

Bereits bestehende Kontakte kann man einfach per Drag&Drop in neue Kontakt Gruppen verschieben, hierbei wird dieser Kontakt kopiert und bleibt weiterhin auch unter "Meine Kontakte" bestehen.

Verknüpfte Kontakte in den Kontakt Gruppen können jeder Zeit gelöscht werden, ohne dass dieser Kontakt vollständig aus der Kontaktliste gelöscht wird. Löscht man einen Kontakt jedoch aus dem Ordner "Meine Kontakte", wird dieser komplett aus den Kontakten gelöscht.

 

 

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Credits


 

Hier kann man via PayPal Credits kaufen. Eine Signaturanforderung in webSignatureOffice (Hochladen eines Dokuments und Setzen von Signaturfeldern) kostet immer einen Credit.

Bei weniger als 3 Credits erhält man monatlich bis zu 3 Frei-Credits.

 

 

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Signaturanforderung erstellen


 

Nach Hochladen eines PDF-Dokumentes gelangt man direkt in den Dokumenten Viewer, in welchem man das Dokument ansehen, durchblättern und zoomen kann. Wenn sich Formularfelder im PDF-Dokument befinden, können diese ebenfalls direkt im Viewer befüllt werden.

Nachträglich weitere Formularfelder in das Dokument setzen ist im webSignatureOffice Viewer nicht möglich. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Formularfelder nach Leisten einer Signatur nicht mehr befüll- oder bearbeitbar sind.

Rechts an der Seite befinden sich eine Seitenvorschau sowie ein Inhaltsverzeichnis (wenn im PDF vorhanden), welche sich aus-/ einklappen lassen.

 

Mit einem Klick auf "Signatur setzen" lässt sich anschließend durch Klicken und Halten ein Signaturfeld beliebig groß aufziehen oder per einmaligem Klick mit vordefinierten Maßen anbringen.

 

Jedes Signaturfeld ist wie folgt unterteilt und definiert:

  • Bitte Unterzeichner setzen.
    -> Hier fügt man den gewünschten Unterzeichner hinzu.

  • Typ:
    • Signatur mit Passworteingabe (Benutzer-Zertifikat)
      -> Hiermit ist keine handschriftliche Unterschrift notwendig. Es wird durch Passworteingabe eine zertifikatsbasierte Signatur erstellt.
    • Handschriftlich
      -> Hiermit wird handschriftlich mit Signaturpad, Tablet, Smartphone signiert.

  • Pflichtfeld
    -> ein Pflichtfeld muss zwingend unterschrieben werden. Wird dies verweigert, gilt das Dokument als fehlgeschlagen.
    Wird die Checkbox nicht gesetzt, ist es ein optionales Signaturfeld, welches nicht zwingend unterschrieben werden muss.

 

Unterzeichner hinzufügen:

  • Unbekannter Unterzeichner
    -> Diese Funktion dient zur Erzeugung eines Dokumenten-Links ohne einen definierten Nutzer hinterlegen zu müssen.
    Beispielsweise wenn noch nicht bekannt ist, wer das Dokument unterzeichnen soll oder eine Registrierung bei webSignatureOffice für den Unterzeichner nicht vorgesehen ist.
    Nach Erzeugung des Links kann dieser beliebig geteilt werden. Bitte beachten Sie, dass jeder der im Besitz des Dokumenten-Links ist, dieses Dokument auch unterzeichnen kann (sofern noch nicht geschehen).

  • Eigenen Nutzer auswählen
    -> Wählen Sie diese Option, wenn Sie selbst eine Signatur aufbringen wollen.

  • Kontakt auswählen
    -> hier können bestehende Kontakte ausgewählt werden.

  • Nutzer einladen
    -> hier werden noch nicht registrierte Nutzer mit der E-Mail Adresse eingeladen sich für webSignatureOffice zu registrieren, um anschließend die erzeugte Signaturanforderung signieren zu können.
    Sollte dieser gewünschte Nutzer bereits ein webSignatureOffice Konto besitzen, muss sich dieser nicht neu registrieren, sondern kann die Signaturanforderung direkt signieren.
    Anders als bei der "Unbekannten Unterzeichner" Auswahl ist hier eine Registrierung des Unterzeichners vorab zwingend erforderlich.

 

Nachdem man alle gewünschten Signaturfelder in das Dokument gesetzt hat, gelangt man mit einem Klick auf "Weiter" zu Schritt 2:

 

Hier lässt sich das mit Signaturfeldern befüllte PDF-Dokument nun abschließend fertigstellen. Optional kann man das Ablaufdatum ändern und einen Beobachter (bestätigter Kontakt) hinzufügen, welcher Einsicht in das Dokument hat, es allerdings nicht bearbeiten oder unterzeichnen kann, wenn dieser nicht für ein Signaturfeld definiert wurde.

Entweder erzeugt man direkt die Signaturanforderung mit einem Klick auf "Signaturanforderung erstellen" oder man erstellt mit "Vorlage erstellen" eine Vorlage daraus, um es zu einem späteren Zeitpunkt zur Signaturanforderung fertigstellen zu können.

Eine Vorlage verfällt nicht und kostet beim Erstellen auch noch keinen Credit, erst beim Erstellen einer Signaturanforderung aus der Vorlage heraus wird je ein Credit abgebucht. 

 

Hat man einen unbekannten Unterzeichner im Dokument, lässt sich das Dokument mit "Link erzeugen" zur Signaturanforderung fertigstellen.

Hierbei wird direkt der Dokumenten-Link erzeugt und angezeigt, welcher dann entweder kopiert und manuell versendet werden kann oder über "Via E-Mail versenden" vom webSignatureOffice Server an gewünschte Adresse gesendet wird.

 

Eine Signaturanforderung kann beliebig viele Unterschriftenfelder von beliebig vielen Unterzeichnern beinhalten, ebenfalls können die hochgeladenen PDF-Dokumente zum Erstellen einer Signaturanforderung beliebig viele Seiten beinhalten.

Das Fertigstellen einer Signaturanforderung kostet immer einen Credit.

 

 

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Signaturanforderung unterzeichnen


 

Sobald man eine Signaturanforderung erhält, wird dies textuell auf der Startseite und im Desktop angezeigt. Selbst zu unterzeichnende Signaturanforderungen werden mit dem Status "zu signieren" markiert.

Zusätzlich wird die Dauer der Gültigkeit einer Signaturanforderung in rot dargestellt. Läuft eine Signaturanforderung ab oder wird während dem Signierprozess verweigert, bekommt sie den Status "fehlgeschlagen".

Fehlgeschlagene Dokumente können nicht mehr signiert werden und nur vom Dokumentenersteller wieder zu einer gültigen Signaturanforderung erneuert werden (dies kostet keinen Credit).

Mit einem Doppelklick oder einem Klick auf "Ansehen" wird man in den Dokumenten Viewer weitergeleitet. Dort kann man das Dokument ansehen, ggf. Formularfelder befüllen und anschließend signieren.

 

Mit einem Klick auf "Unterzeichnen beginnen" wird man gefragt, wie man unterzeichnen möchte.

 

Man hat folgende Auswahl zum Signieren:

  • Signaturpad
    -> Man unterzeichnet mit einem angeschlossenen StepOver Signaturpad.

  • Smartphone/Tablet
    -> Man unterzeichnet entweder mit der StepOver Capture App, der SignatureOffice App oder im mobilen Browser eines Smartphones/ Tablets.

  • Auf diesem Bildschirm
    -> Diese Funktion ist hauptsächlich für mobile Geräte und PCs mit Touch Display vorgesehen.
    -> Man unterzeichnet über einen HTML-Signer direkt mit dem Gerät, auf welchem man den Dokumenten Viewer geöffnet hat (z.B. auf dem Smartphone/ Tablet oder Tablet-PC mit dem Finger oder einem Touchpen. Am PC auch mit Maus/Mauspad möglich.)

Ist man bereits im aktiven Signaturmodus, möchte aber dennoch nicht signieren, hat man die Möglichkeit mit "Unterzeichnen verlassen" den Signierprozess zu stoppen.

Man gelangt zurück in den Ansichtsmodus, anschließend kann man mit "Unterzeichen beginnen" wieder signieren.

 

Nachdem sämtliche Unterschriften geleistet wurden, ist das Dokument fertiggestellt und steht nun direkt im Dokumenten Viewer oder im Desktop zum Herunterladen bereit.

 

 

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Unterzeichnen mit StepOver Signaturpad


 

Bei erstmaligem Gebrauch eines StepOver Signaturpads muss einmalig der StepOver Pad Connector installiert werden.

Der Pad Connector ist eine lokale Anwendung und dient zur Kommunikation zwischen Signaturpad und webSignatureOffice, siehe a) mit StepOver Unterschriftenpad.

Bei einem Klick auf "Signaturpad", ohne den Pad Connector bereits installiert zu haben, erscheint folgender Hinweis:

 

Mit einem Klick auf "Herunterladen" wird der Pad Connector heruntergeladen und kann anschließend installiert werden.

Nach erfolgreicher Installation werden zukünftig sämtliche StepOver Signaturpads automatisch erkannt.

Wählt man nun "Signatur Pad" zum Unterzeichnen, wird das angeschlossene StepOver Signaturpad erkannt und man kann anschließend darauf unterzeichnen.

 

 

 

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Unterzeichnen mit Smartphone/Tablet


 

Wählt man "Smartphone/ Tablet" wird ein QR-Code generiert, welchen man mit der SignatureOffice App/ StepOver Capture App oder einem QR-Code Scanner abscannen kann, um anschließend auf dem mobilen Gerät unterzeichnen zu können.

Für Informationen bezüglich der Systemvoraussetzungen und Apps, siehe b) mit iOS oder Android.

 

Nach Abscannen des generierten QR-Codes, wird die Signaturanforderung auf dem mobilen Gerät geladen und angezeigt und kann nun mit dem Finger oder einem unterstützten Touch Pen unterzeichnet werden.

 

 

 

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Unterzeichnen auf diesem Bildschirm


 

Wählt man "Auf diesem Bildschirm" signieren, kann man via einem HTML-Signer direkt auf dem Gerät, auf welchem man das Dokument geöffnet hat, unterzeichnen.

Hierfür ist keine App oder zusätzliche Anwendung notwendig. Diese Funktion ist hauptsächlich für Geräte mit Touch Display gedacht, um darauf mit dem Finger oder einem Touch Pen zu unterzeichnen.

Bei mobilen Geräten, wie Smartphones oder Tablets, kann man ausschließlich via HTML-Signer direkt auf dem Gerät signieren, hierbei wird das Auswahlfenster nicht angezeigt, man gelangt mit einem Klick auf "Unterzeichnen beginnen" direkt in den aktiven Signierprozess.

Für Informationen bezüglich der Systemvoraussetzungen, siehe c) mit anderen Geräten (z.B. Windows Tablets/ Phone etc.).

 

 

 

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Jetzt unterschreiben


 

Mit der Funktion "Jetzt unterschreiben" kann der Dokumentenersteller direkt nach Setzen eines Signaturfeldes, welches für den eigenen Nutzer gewählt wurde, nach nur einem Klick signieren.

Somit spart man sich den Schritt die Signaturanforderung für den eigenen Nutzer erst fertigstellen und erneut öffnen zu müssen, um sie dann signieren zu können.

"Jetzt unterschreiben" kostet, gleich wie das Erstellen einer Signaturanforderung, einen Credit.

Nach geleisteter Signatur mit "Jetzt unterschreiben" kann man das Dokument direkt herunterladen oder mit einem Klick auf "Weiter" fertigstellen, in beidem Fällen kommt zur Sicherheit die Abfrage der Credit Abrechnung.

Mit einem Klick auf "Fortfahren" wird der Credit abgebucht und das Dokument ist fertiggestellt.

 

 

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Signatur mit Passworteingabe (Benutzer-Zertifikat)


 

Wählt man "Signatur mit Passworteingabe" unterzeichnet man nicht handschriftlich, sondern setzt eine digitale Unterschrift durch Passworteingabe.

 

Nach einen Klick auf den grünen Haken beginnt der Signaturprozess, anschließend wird man aufgefordert sein Passwort einzugeben.

Nach erfolgreich eingegebenem Passwort und "Signatur setzen" wird die Unterschrift erzeugt.

 

 

 

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PrintToCloud


 

 

PrintToCloud ist ein virtueller Drucker, welcher aus jeder druckfähigen Anwendung heraus, genutzt werden kann um PDF-Dokumente für webSignatureOffice zu erstellen.

Nach erfolgreichem Drucken wird das Dokument automatisch auf webSignatureOffice hochgeladen und kann dort anschließend weiter bearbeitet werden.

 

Drucken mit PrintToCloud:

Nach Erstellen eines Dokumentes (z.B. mit Microsoft Word) kann man dieses mit PrintToCloud drucken, um es auf webSignatureOffice hochzuladen.

Nachdem man PrintToCloud als Drucker ausgewählt hat und den Druckvorgang startet, wird man aufgefordert sich anzumelden.

Man kann seine webSignatureOffice Anmeldedaten optional speichern um diese bei weiteren Druckvorgängen mit PrintToCloud nicht erneut eingeben zu müssen.

Mit einem Klick auf "Ok" wird das Dokument automatisch als PDF-Dokument auf webSignatureOffice hochgeladen.

 

Manuelles Hochladen mit PrintToCloud:

Mit einem Klick auf "Datei hochladen" kann man ein gewünschtes PDF-Dokument auswählen und anschließend auf den webSignatureOffice Server hochladen.

Falls die Anmeldedaten nicht gespeichert wurden, wird man aufgefordert sich anzumelden.

Das hochgeladene PDF-Dokument steht anschließend auf webSignatureOffice im Desktop zur Verfügung.

 

Einstellungen:

Folgende Einstellmöglichkeiten stehen für PrintToCloud zur Verfügung:

  • Benutzer ändern (einfach den Benutzernamen überschreiben)
  • Benutzername und Passwort speichern
  • Server für Upload ändern
  • Erfolgsmeldung (nach erfolgreichem Hochladen eines Dokumentes) anzeigen und nach 5 Sek. wieder ausblenden lassen
  • Hoch geladenes Dokument anschließend direkt im Browser öffnen
  • Sprachauswahl Deutsch/ Englisch

Mit "Verbindung testen" kann man die erfolgreiche Verbindung zum webSignatureOffice Server prüfen.

PrintToCloud Download-Link: https://www.stepoverinfo.net/download.php?key=p2c

 

 

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