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Inhaltsverzeichnis

 

Kostenlos Registrieren


 

 

Die Registrierung ist kostenlos und in wenigen Schritten fertig. Zur Sprachauswahl stehen deutsch, englisch oder spanisch.

Nach Eingabe der gewünschten Daten und Bestätigen der Nutzungsbedingungen wird man nach Klicken auf "Registrieren" zu unten stehender Verifikationsseite weitergeleitet:

 

 

Man bekommt nach wenigen Minuten eine Bestätigungsmail mit passendem Code und Link zugeschickt. Man kann nun entweder den mitgeschickten Link öffnen, oder den Code manuell eingeben.

Nun muss noch der Anmeldename und das Passwort eingegeben und abschließend mit "Code abschicken" bestätigt werden. Danach ist man erfolgreich verifiziert.

 

 

Mit Klicken auf "hier" wird man zur Anmelde-Oberfläche weitergeleitet.

 

 

 

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Start-Oberfläche


 

 

Nach dem Login wird man immer zur Start-Oberfläche weitergeleitet.

Hier sieht man auf einen Blick ob und wie viele Dokumente auf eine Unterschrift warten und kann direkt ein PDF-Dokument zum Unterzeichnen hochladen.

Ebenfalls hat man eine Übersicht nützlicher Apps in Verbindung mit webSignatureOffice.

 

 

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Menüleiste


 

 

In der Menüleiste sind folgende Punkte aufgelistet (von links nach rechts):

  • Profildaten
  • Start-Oberfläche
  • Arbeitsplatz
  • Kontakte
  • Verlauf
  • Credits
  • Hilfe
  • Abmelden
  • Sprachauswahl

 

 

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Profildaten


 

 

In den Profildaten hat man die Möglichkeit Angaben zur Person zu ergänzen/ bearbeiten, sowie ein Profilbild hochzuladen und das Passwort zu ändern.

Man kann auswählen, welche Dokumente mit einem mobilen Gerät¹ synchronisiert werden sollen, wie man unterzeichnen möchte und sieht die eigene Identifizierungs-Stufe (Stufenanhebung).

Informationen zur Stufenanhebung erhält man durch Klicken auf das Fragezeichen. Ebenfalls hat man Einsicht auf die Nutzungsbedingungen.

 

Auswahl bei der Unterschriftenerfassung:

 

 

  • Auswahlfenster anzeigen
    -> Mit dieser Einstellung hat man die Möglichkeit vor jedem Signaturvorgang auszuwählen, wie man unterschreiben möchte.
  • Immer mit Unterschriftenpad signieren
    -> Mit dieser Einstellung wird immer mit dem Unterschriftenpad signiert.
  • Immer mit Smartphone/Tablet signieren
    -> Mit dieser Einstellung wird immer ein QR-Code erzeugt, welchen man mit der Capture App² auf dem Smartphone oder Tablet einscannt und anschließend darauf signiert.
  • Immer auf dem Bildschirm signieren
    -> Mit dieser Einstellung signiert man immer über einen html-Signer direkt mit der Maus/ Mauspad auf dem Bildschirm.

 

¹ iSignatureOffice für Apple iOS/ aSignatureOffice für Android.

² iStepOverCapture für Apple iOS/ aStepOverCapture für Android.

 

 

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Arbeitsplatz


 

 

Der Arbeitsplatz ist der zentrale Verwaltungsort für die Übersicht und Bearbeitung von Dokumenten.

Er ist in folgende Punkte unterteilt:

  • Datei-Explorer
  • Datei(en) hochladen
  • Legende
  • Dokumentvorschau

 

Datei-Explorer:

Hier können selektierte Dokumente geöffnet und gelöscht, fertig unterzeichnete Dokumente heruntergeladen und wartende Signaturanforderungen gestartet oder auch gestoppt werden.

Zusätzlich kann man Ordner erstellen und auswählen, ob das selektierte Dokument mit dem mobilen Gerät synchronisiert werden soll.

 

Datei(en) hochladen:

PDF-Dokumente können mit einem Klick oder per drag&drop hochgeladen werden.

 

Legende:

Die Legende zeigt die unterschiedlichen Dokument-Arten.

 

Dokumentvorschau:

Die Dokumentvorschau erzeugt eine einseitige Ansicht, mit zusätzlicher Dokumentinformation, wie z.B. Dokumentname und Seitenzahl.

 

 

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Kontakte


 

 

Hier hat man eine detaillierte Übersicht über die Kontakte, man kann neue Kontakte hinzufügen, Kontakte löschen und Gruppen erstellen.

Mit einem Klick auf "Kontakt hinzufügen" kann man ganz einfach über die E-Mail Adresse oder den Benutzernamen Kontakte hinzufügen.

 

 

 

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Verlauf


 

 

Im Verlauf sind folgende Punkte aufgelistet (von links nach rechts):

  • Signaturanforderungen
    -> Hier sind sämtliche Signaturanforderungen, inklusive Unterzeichner/ Verweigerer ersichtlich.

  • Hochgeladene Originaldokumente
    -> Hier sind alle selbst hochgeladenen Dokumente ersichtlich.

  • Dokumentumbenennungen
    -> Hier sind sämtliche Dokumentumbenennungen ersichtlich.

  • Buchungsjournal
    -> Hier sind sämtliche Kreditverläufe (Credits) ersichtlich.

  • Sitzungsverlauf
    -> Hier sind sämtliche An- und Abmeldungen ersichtlich.

  • Rollenverlauf
    -> Hier sind sämtliche Rollenverläufe des Benutzers ersichtlich.

 

 

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Credits


 

 

Hier kann man mit PayPal Credits kaufen, welche zum Arbeiten mit webSignatureOffice notwendig sind.

 

 

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Signaturanforderung erstellen


 

Eine Signaturanforderung kann entweder aus einem unbearbeiteten Dokument erstellt werden ( 1 ), oder direkt nachdem ein PDF-Dokument hochgeladen wurde ( 2 ).

 

 

Mit einem Klick auf "Signatur setzen" erscheint ein Fadenkreuz, mit welchem man das Signaturfeld auf eine beliebige Größe ziehen und erstellen kann.

 

 

Nach Erstellen des Signaturfeldes hat man folgende Einstellmöglichkeiten:

  • Unterzeichner setzen
    ->Hier wird der Unterzeichner ausgewählt, welcher signieren soll.
    Mit einem Klick auf die drei Pünktchen öffnet sich folgendes Fenster:

 

Hier hat man die Möglichkeit  sich selber, bereits bestehende Kontakte oder neue Kontakte durch E-Mail auszuwählen.

Ebenfalls gibt es die Auswahl neue Kontakte gleich zum Registrieren aufzufordern (Registrierung notwendig). Optional auch mit einem Autorisierungspasswort, welches definiert werden kann.

Dies ist aber nicht zwingend erforderlich, man kann auch per E-Mail Adresse einen Gast-Unterzeichner hinzufügen (keine Registrierung notwendig).

 

  • Pflichtfeld
    -> ein Pflichtfeld muss zwingend unterschrieben werden. Wird dies verweigert, gilt das Dokument als fehlgeschlagen.
    Wird der Haken nicht gesetzt, ist es ein optionales Signaturfeld, welches nicht zwingend unterschrieben werden muss.

 

  • Typ
    -> Hier wird ausgewählt, wie signiert werden soll.

  • Signatur mit Passworteingabe (Benutzer-Zertifikat)
    -> Hiermit ist keine handschriftliche Unterschrift notwendig. Es wird durch Passworteingabe eine "digitale Signatur" erstellt.
  • Handschriftlich
    -> Hiermit wird handschriftlich über Signaturpad, Tablet oder Smartphone signiert.

 

  • Grund
    -> hier kann ein Grund des Signierens eingetragen werden.

 

Nachdem alle Einstellungen vorgenommen sind, kommt man mit einem Klick auf "Weiter" zu folgender Seite:

 

 

Hier kann optional ein Email Text, sowie ein Beobachter hinzugefügt werden. Ein Beobachter hat Einsicht auf das Dokument.

Es gibt zwei Checkboxen, welche sich lediglich auf iSignatureOffice beziehen:

  • Hinzufügen von Signaturfeldern verbieten
  • Einzelne Signatur erlauben

Zusätzlich kann man diese Signaturanforderung als Vorlage speichern.

 

Mit einem Klick auf "Fertig" wird man noch auf die Bezahlung hingewiesen:

 

 

Das Fertigstellen einer Signaturanforderung kostet immer 1 Credit. Mit "Fortfahren" schließt man den Vorgang ab und gelangt wieder direkt in den Arbeitsplatz.

 

 

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Signaturanforderung unterzeichnen


 

 

Eine zu unterzeichnende Signaturanforderung wird als rotes Dokument dargestellt.

Mit einem Doppelklick oder "Öffnen" gelangt man in den sogenannten document viewing mode.

 

 

Mit einem Klick auf "Unterzeichnen beginnen" wird man gefragt, wie man unterzeichnen möchte.

Zur Auswahl stehen:

  • Auf meinem StepOver Signaturpad
    -> Man unterzeichnet mit einem angeschlossenen StepOver Signaturpad.
    Bei erfolgreich erkanntem Pad erscheint die Meldung "Signaturpad gefunden" in einem gelben Balken.

 

  • Auf meinem Smartphone/Tablet
    -> Man unterzeichnet mit der StepOver Capture App.
    Hierbei muss der QR-Code mit der Capture App gescannt werden. Nun kann man auf dem Bildschirm des Tablets oder Smartphones unterzeichnen.

 

  • Auf diesem Bildschirm
    -> Man unterzeichnet mit einem html-Signer über Maus/ Mauspad direkt auf dem Bildschirm.

 

 

Nach erfolgreicher Signatur erscheint folgendes Fenster:

 

 

Das Dokument wurde erfolgreich unterzeichnet und steht nun zum Herunterladen bereit, es wird im Arbeitsplatz als grünes Dokument angezeigt.

 

 

 

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Jetzt signieren


 

 

Mit der Funktion "Jetzt signieren" kann der Ersteller der Signaturanforderung direkt nach einem Klick signieren.

Somit spart man sich einen Schritt und muss nicht erst eine Signaturanforderung fertigstellen, öffnen und dann erst unterzeichnen.

"Jetzt signieren" kostet dennoch 1 Credit.

 

Nach erfolgreicher Signatur wird dies in einem gelben Balken angezeigt. Mit einem Klick auf "Weiter" gelangt man weiter zur Zahlungsaufforderung.

 

 

 

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Signaturschablonen


 

 

Man hat die Möglichkeit aus einem Dokument heraus eine Signaturschablone zu erstellen.

Mit einem Klick auf "Signaturschablone" öffnet sich eine Maske, in welcher man die Schablone definieren kann.

 

 

Als Erstes klickt man auf "Neu" um eine neue Schablone anzulegen, danach wählt man einen Namen für die Schablone und abschließend erstellt man sie mit einem Klick auf "OK".

Nun fügt man noch ein neues Feld hinzu, in welchem man den passenden Suchtext, sowie Größen- und Positionsangaben des Signaturfeldes definieren kann.

In diesem Feld muss dann ein Empfänger (Unterzeichner) gesetzt werden, man kann zusätzlich noch folgende Auswahlmöglichkeiten setzen:

  • Pflichtfeld
    -> Muss zwingend unterzeichnet werden
  • Signatur mit Passworteingabe
    -> Wird nicht handschriftlich, sondern durch Passworteingabe unterzeichnet

Der Suchtext sollte so detailliert wie möglich sein, da sämtliche Stellen im Dokument mit einem Signaturfeld versehen werden, welche den angegebenen Suchtext beinhalten.

Nachdem der Suchtext, sowie Position und Größe angegeben sind, kann man das Signaturfenster mit "Im Dokument finden" anzeigen lassen.

Abschließend muss die Signaturschablone gespeichert werden.

 

 

 

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Vorlage erstellen


 

 

Man kann eine Signaturanforderung auch als Vorlage speichern.

Mit einem Klick auf "Als Vorlage speichern" ist die Vorlage fertiggestellt und wird im Arbeitsplatz als blaues Dokument angezeigt.

 

 

 

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Ablaufdatum einer Signaturanforderung


 

 

Standard gemäß läuft eine Signaturanforderung 7 Tage nach Erstellen ab und ist dann nicht mehr möglich zu signieren.

Das Ablaufdatum lässt sich unten in der Dokumentvorschau auf einen beliebigen Tag ändern.

 

 

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Signatur mit Passworteingabe


 

 

Mit "Signatur mit Passworteingabe" unterzeichnet man nicht handschriftlich, sondern setzt eine digitale Unterschrift durch Passworteingabe.

 

 

Durch einen Klick auf den grünen Haken beginnt der Signaturvorgang.

Man wird aufgefordert sein Passwort einzugeben. Nach erfolgreich eingegebenem Passwort und "Signatur setzen" wird die Unterschrift erzeugt.

 

 

 

 


 

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